Conheça as 10 frases que você deve parar de usar nos e-mails para seus clientes

Você já teve a impressão de que algum e-mail foi mal interpretado? Talvez, seus clientes não conseguiram identificar a principal ideia da sua mensagem por conta de uma palavra ou frase desnecessária, que provocou um mal-entendido no seu texto. De acordo com um estudo publicado no Journal Of Personality And Social Psychologyl, essa situação é mais comum do que se imagina. Em média, apenas 56% dos e-mails são interpretados com clareza.

Então, o que fazer para evitar que seus e-mails sejam mal interpretados? Elimine os excessos, evite frases clichês e aperfeiçoe sua comunicação. Mas, qual o primeiro passo? Você pode começar evitando o uso das próximas 10 frases nos seus e-mails.

1) "Desculpe incomodá-lo"

Diga essa frase apenas quando quiser demostrar educação em uma conversa ao vivo, mas não coloque um pedido de desculpas no seu e-mail. O seu cliente está pagando pelo serviço que é do interesse dele. Então, evite enrolar com modéstia e vá direto ao assunto com ideias e soluções.

2) "Nós nos falamos"

Além de vazia, não passa nenhuma explicação e ainda deixa seu cliente no escuro. Utilize frases realistas que possam demonstrar interesse genuíno da sua parte sobre as próximas etapas como: “Na reunião de quarta-feira, vamos conversar sobre as estratégias de marketing das redes sociais”.

3) “Para ser sincero com você...”

Essa frase parece inofensiva, mas pode gerar interpretações equivocadas como falta de confiança e desonestidade. Talvez, a sua intenção com a frase fosse suavizar outro comentário, mas é preciso ficar atento, pois o cliente pode entender que durante outras reuniões você não expressou sua honesta opinião sobre algum serviço. O cliente te contratou por sua expertise, portanto, ele espera que você compartilhe opiniões verdadeiras de um jeito aberto e honesto. Novamente, evite enrolação e vá direto ao assunto.

4) "Você deve... "

Evite o máximo que puder utilizar essa frase. Você não quer que seu cliente pense que alguém está mandando nele. Ofereça alternativas e não ultimatos. Prefira a frase “Eu Recomendo”. Desta forma, você demostra que quer apenas orientar, mas que a decisão final ainda é dele.

5) “Sem problemas”

Pode não parecer, mas a frase “sem problemas” pode ser um grande problema. O cliente pode entender que todo serviço é um problema. Claro que nem todos pensam dessa forma, mas se você deseja evitar uma interpretação errada, não utilize a frase.

6) "Eu vou tentar..."

Para seu cliente, utilizar essa frase, pode significar que você não está muito interessado ou envolvido com o projeto. Não diga que vai tentar, diga “vou fazer”. Assim, você transmitir confiança e segurança do seu trabalho e ainda deixa seu cliente mais tranquilo.

7) “O problema é que...”

Não encare o problema que apareceu de repente como algo que possa interromper o serviço. Veja como uma oportunidade de mostrar pró-atividade. Um novo desafio. Utilize frases que demostrem que você já está trabalhando para resolver a questão. Dessa forma, o cliente entenderá que você não apenas conhece o problema, mas também sabe como resolvê-lo.

8) "Eu entendo totalmente como você se sente"

Não passe a falsa impressão de que você entende o cliente. "Eu entendo como você se sente" pode parecer algo bem-intencionado, mas pode soar distante e condescendente em um e-mail. Ofereça outras saídas e diga que o problema será resolvido o quanto antes.

9) "Como eu mencionei antes... "

Às vezes, é inevitável ser repetitivo. Porém, você não precisa dizer que está repetindo algo que já foi dito. Provavelmente, seu cliente recebe diversos e-mails e é normal que ele esqueça algum assunto. Então, não chame a atenção dele com essa frase. Caso ele persista no erro ou no esquecimento, marque uma reunião ou fale por telefone.

10) "Se eu puder fazer mais alguma coisa por você, por favor, me avise."

Finalizar o e-mail com essa perguntar pode até parecer inofensivo, porém, seu cliente pode entender que você está disposto a acomodar qualquer solicitação que possa surgir. Em vez de abrir as portas para toda nova solicitação, seja preciso: "Caso tenha dúvidas específicas sobre a utilização da ferramenta, entre em contato." Assim, você evita solicitações que estejam fora do seu projeto.